Stejný dotaz ve více schránkách

Někteří zákazníci vyžadují rychlou reakci, a aby měli větší jistotu, že jim někdo brzy odpoví, napíšou někdy jeden e-mail na více příjemců. Můžete se tak stát že vám úplně stejná zpráva dorazí do více schránek najednou – například na obchodní oddělení, majiteli i do skladu. Dá se tomu zabránit?

Vcelku snadnou pomocí je nastavení pravidla – SupportBox se podívá, jestli u každé zprávy, která míří do dané schránky, není náhodou také jako příjemce (adresát) také adresa vaší další schránky.

Když takovou zprávu odhalí, pošle jí do koše.

Vy se tak daným podnětem budete zabývat pouze v rámci jedné schránky a nemůže se proto stát, že kolegové odpoví klientovi víckrát a navíc (a to vám opravdu nepřejeme) i s různým významem.

Jak na to:

Vyberte si, kterou schránku vyřizujete přednostně – která má být tou, na kterou má dorazit zpráva, která je adresovaná více schránkám.

U všech ostatních schránek pak nastavte následujícím způsobem pravidlo:

Klikněte vpravém dolním rohu na ikonku ozubeného kolečka.

nastaveni_schranek

Vyberte schránku a následně v horním menu vyberte položku Pravidla. Klikněte na zelené tlačítko Přidat aktivní pravidlo.pravidloNove

Jako název nového pravidla můžete zvolit například Zamezení duplicity zpráv.

Jako podmínku pak vyberte Když adresát je – a do políčka vedle vypište přesnou adresu vaší schránky, kam mají zprávy správně přicházet jako na jediné místo.

Vyberte Přidat akci – Přesunout zprávu do koše. Uložte.duplicitaZprav

Máte-li schránek více, vytvořte toto pravidlo i u dalších schránek.

Chcete-li mít stoprocentní jistotu, že je vše správně nastaveno, můžete si zkusit poslat zkušební e-mail, kde budou jako adresáti vyjmenovány všechny vaše schránky – zpráva by se měla zobrazit ve složce Nové pouze u jedné schránky, jinde byste jí měli najít v koši.

Případně rádi pomůžeme!

 

 

Vyzkoušet na 14 dní ZDARMA
Kateřina Střelcová

Kateřina Střelcová

Ráda se starám o naše klienty. Baví mě hledat řešení a nacházet stále lepší a efektivnější postupy.

Komentáře

    Přidat komentář

    * Nezapomeňte na povinné pole