Pravidla – automatický filtr příchozích zpráv

Chodí vám opravdu velké množství e-mailů a vy se v nich nechcete probírat?

Nechte si je u nás předtřídit už při příchodu – SupportBox to rád udělá za vás!

Příklady použití:

  • Používate mnoho alias schránek ([email protected], [email protected], obj[email protected], [email protected] a podobně), ve skutečnosti to nejsou samostatné mailové schránky. SupportBox vám je roztřídí pod jednotlivé štítky.
  • Chcete, aby vám odpovědi na soutěž automaticky vyřizoval kolega. SupportBox je automaticky přiřadí kolegovi, pokud budou mít v předmětu zprávy slovo Soutěž.
  • Chcete, aby všechny e-maily, které vám přijdou od určitého odesílatele (např. automatická fakturace, tipy z blogu, který sledujete, a podobně) automaticky chodily do vlastní složky – a až budete mít čas, vyřídíte si je.

Pravidla můžete nastavit vždy k jedné konkrétní schránce.

Klikněte na název schránky a pak na Nastavení v pravém horním rohu.

Klikněte na zelené tlačítko s nápisem Přidat aktivní pravidlo.

Otevře se vám náhled na dvě možnosti, jak se má nové pravidlo chovat – zda se má spouštět při příjmu zpráv, nebo zda se má spouštět ručně:

Vyberete-li spuštění při příjmu, bude potřeba říci, kdy se má pravidlo spustit:

Ve výběru přidat pravidlo definujete podmínku akce – co se má stát s daným ticketem. Můžete si těchto podmínek nastavit více najednou.

Příklad: Adresát – Když adresát je [email protected] a zároveň Předmět – Když předmět obsahuje Soutěž.

Nyní je potřeba říci, co má pravidlo udělat – vybrat v možnosti Přidat akci. Opět můžete vybrat více akcí najednou.

Můžete například chtít, aby se automaticky přidělil určitý štítek, aby se zpráva přiřadila do vlastní složky, nebo aby byla přiřazena některému z kolegů.

Nezapomeňte nové pravidlo uložit.

Od této chvíle vaše nové pravidlo platí pro všechny nově příchozí zprávy.

Více o ručně spouštěných pravidlech se dočtete v samostatném návodu.

Novinky na váš e-mail

E-mail *
Kateřina Střelcová

Kateřina Střelcová

Ráda se starám o naše klienty. Baví mě hledat řešení a nacházet stále lepší a efektivnější postupy.

Komentáře

  • Začínáme se SupportBoxem | SupportBox.cz 16.10.2019 17:02

    […] Pravidla – vám pomohou odfiltrovat automaticky zprávy už při jejich příchodu. Na příklad je-li v předmětu slovo Objednávka, přesuň do vlastní složky “Objednávky”, přidej  určitý štítek, nebo přiřaď kolegovi. […]

  • Letní novinky v SupportBoxu | SupportBox.cz 12.08.2019 11:02

    […] se vám ještě efektivněji pracovalo s pravidly, vytvořili jsme novou podmínku: pokud zpráva není přiřazena žádnému z kolegů. Tato […]

  • Je na čase vyměnit sdílenou schránku za helpdesk? | SupportBox.cz 12.08.2019 11:01

    […] český nástroj pro zákaznickou podporu. Umožní vám přidělovat zprávy, měřit, automatizovat a zrychlovat podporu. Vaši kolegové tak budou mít mnohem lepší motivaci a navíc i nějaký […]

  • Kolega na dovolené | SupportBox.cz 31.07.2019 07:00

    […] si můžete s kolegy navzájem přidělovat tickety. Tuto práci za vás také mohou odvést automatická pravidla. Když je některý z ticketů přidělen konkrétnímu kolegovi, přijde další reakce od klienta […]

  • Ruční pravidla | SupportBox.cz 23.07.2019 13:17

    […] Vaše zprávy můžete jednu po druhé, nebo i ve větších celcích zpracovávat pomocí ikonek nad seznamem zpráv – můžete je přidělovat kolegům, přidávat štítky, měnit jejich stav a mnoho dalšího. Pokud často používáte i ticketů více různých změn najednou, nastavte si určitě naše Ruční pravidla. Jedním kliknutím tak provedete více kroků najednou přesně podle vašich potřeb. Pokud chcete změny aplikovat na příchozí zprávy, nastavte si automatická pravidla. […]

Přidat komentář

* Nezapomeňte na povinné pole