Virtuální složka

Virtuální složka  – automatický filtr vašich zpráv

Virtuální složky v Supportboxu jsou vlastně jiným pohledem na zprávy, které jsou vždy k dispozici i na svém původním místě. Nebojte se proto experimentovat a vytvářet si kombinace, které vám mohou pomoci v přehlednosti.

(Více obecných informací ke složkám najdete zde)

Ve virtuální složce si můžete nadefinovat jedno nebo několik pravidel, které vám snadno rozřadí vaše stávající zprávy i zprávy nově příchozí do vámi požadovaných skupin.

Můžete filtrovat podle:

– stavu zprávy – vyfiltrovat zprávy, které čekají na vyřízení, byly vyřízeny, nebo jsou úplně nové. Také je možné vyfiltrovat ty, zprávy, které určitý stav nemají.

– podle toho, zda obsahují určitý štítek;

– podle toho, zda obsahují určitý předmět;

– podle toho, zda už se nalézají v jiné stávající složce;

– podle toho, kterému uživateli byly přiřazeny (nebo nebyly přiřazeny nikomu, nebo jen vám)

– času příchodu zprávy ;

– času smazání zprávy;

virtualni

Tato a další pravidla se mohou kombinovat, v rámci jedné složky si jich můžete přidat několik.

Aktuálně platí to, že se pravidla sčítají – to znamená, že filtr provede všechna pravidla najedou.

Příklad použití:

V praxi to znamená, že si například vytvoříte filtr Vyřízená korespondence – duben,

ve kterém definujete, že chcete zprávy z dubnu 2014, které byly přiděleny vaší kolegyni Marii a ona je vyřídila.

Vyberete tedy v Nastavení schránky položku Vytvořit novou virtuální schránku a přidáte tato pravidla:

  • přidat pravidlo – když zpráva má některý stav – vyřešený
  • přidat pravidlo – Když přiřazený uživatel – je – uživatel Marie
  • přidat pravidlo – Když datum vytvoření zprávy je novější než –  v kalendáři vyberete požadované datum
  • přidat pravidlo – Když datum vytvoření zprávy je starší než –  v kalendáři vyberete požadované datum

Všechny tyto zprávy pak budou obsaženy v nově založené virtuální složce.

priklad

Důležitá informace – ruční přiřazení zprávy do složky je možné pouze v rámci složek vlastních, není možné přiřadit ručně zprávu do virtuální složky.

Virtuální složky, které vytvoříte, fungují jako filtr – vaše zprávy vždy najdete i v jejich původních umístěných, složka je jen odrazem, který ukazuje určitou část schránky.

Další příklady použití vlastní složky:

  • Soutěž – vyfiltrujete všechny zprávy, které obsahují v předmětu slovo Soutěž a zároveň byly poslány v určitém období
  • Co vyřídil kolega – vyfiltrujete všechny zprávy, které byly přiřazeny kolegovi – opět můžete dále upřesnit, v jakém období, nebo v jakém stavu zpráva je.
  • Faktury z určitého období – můžete také filtrovat zprávy, kterým jste přiřadili štítek Faktura a pochází všechny z měsíce března.

 

Vyzkoušet na 14 dní ZDARMA

Kateřina Střelcová

Ráda se starám o naše klienty. Baví mě hledat řešení a nacházet stále lepší a efektivnější postupy.

Komentáře

    Přidat komentář

    * Nezapomeňte na povinné pole