Vyřizujeme e-mailové zprávy

Pokud jste přidali vaše kolegy a do vaší schránky vám přišly první zprávy, je na čase poznat, co vše s nimi v SupportBoxu můžete dělat.

Příchozí zprávu můžete:

    • přidat zprávu do některé z vašich Vlastních složek
    • přidělit jí vašemu kolegovi nebo kolegyni k vyřízení (a případně k ní připsat kolegovi poznámku)
    • označit jako vyřízenou – přestane vám svítit jako nevyřízená ve vaší schránce a archivuje se pro budoucí účely
    • nastavit jako čekající – například čekáte na informaci o kolegy – klientovi můžete odpovědět, ale zpráva tak na sebe bude upozorňovat, abyste na ní zcela nezapomněli
    • označit jako spam
    • vyhodit do koše
    • přiřadit správě štítek – tím si můžete vytvořit svou virtuální kartotéku – vždy když pak budete hledat všechny e-maily k danému tématu, máte je okamžitě po ruce. (Příklad štítku – Reklamace, Spokojený zákazník – dobrá reference, Návrh na vylepšení e-shopu  nebo služby, a podobně)
    • samozřejmě na ní také můžete odpovědět
    • můžete na ni odpovědět a přesto ji označit jako novou (například upokojení zákazníka, že o jeho problému víte a napíšete mu, jakmile bude problém vyřešen)
    • přeposlat ji někomu dalšímu

Podívejme se, jak provést tyto úkony:

Vlastní složka

Složky v Supportboxu jsou vlastně jiným pohledem na zprávy, které jsou vždy k dispozici i na svém původním místě. Nebojte se proto experimentovat a vytvářet si kombinace, které vám mohou pomoci v přehlednosti.  Více o vlastních složkách najdete v tomto článku.

Přidělení zprávy

1a

Ve vašem týmu by měl být vždy někdo, kdo ví, co má který člověk na starosti. Tato osoba zkontroluje každou příchozí zprávu a přidělí jí tomu správnému člověku. Pokud někdo žádá o vystavení faktury, přidělíte e-mail vaší účetní, jde-li například o informaci o chybě na vašem webu, pošlete jí programátorovi.

Neustále máte přehled o tom, v jakém stavu jsou vaše zprávy – a můžete si přečíst i odpovědi ostatních kolegů.

Klikněte na symbol panáčka nad vaší zprávou a vyberte ze seznamu kolegu, kterému chcete úkol přidělit.

Chybí v seznamu váš kolega? Pozvěte jej v Nastavení – tým – pokud ještě není v seznamu. Pokud tam již je, přidělte mu pravomoc v Nastavení schránky – Pravomoce.

Vaše zpráva se po té, co u ní vyberete Přidělit – a vyberete konkrétního kolegu, přesune do složky Přidělené. Zprávu můžete samozřejmě i přidělit sami sobě – pokud zrovna nemáte čas, nebo ty správné informace pro okamžitou odpověď. V tomto případě se zpráva přesune do složky Moje.

Zpráva je vyřízena – nebo čeká na zpracování

Přišla vám zpráva, která je pouze informativní a není potřeba na ní odpovídat? Pokud si přejete mít zprávu nadále archivovanou, označte ji jako vyřešenou.

2a

V SupportBoxu vám tak zpráva zůstane. Napíše-li vám stejný klient někdy v budoucnu, uvidíte vždy přehledně v pravém sloupci od dané zprávy seznam dalších e-mailů, které vám poslal. Snadno si tak jeho případ připomenete a vaše práce bude rychlejší i efektivnější – zajisté to ocení i klient!

Přidáme zprávě štítek

Používání štítků je v SupportBoxu opravdu jednoduché. Umožňuje vám rozřadit si vaše zprávy do virtuální kartotéky – stejně jako v knihovně. Pomocí štítků také můžete dodat zprávě kontext a souvislosti. Díky štítkům tak může připravené pro další použití. Více o tom, jak fungují štítky a jak je zpracovat se dočtete zde.

Odpovídáme na zprávu

Pod každou zprávou, která vám do SupportBoxu dorazí, najdete pole pro odpověď. Nad tímto polem jsou v pravém horním rohu tři ikonky:

zprava

Šipka směřující vlevo = odpovědět odesílateli

Blok s tužkou = přidat poznámku – napište poznámku k této zprávě pro vašeho kolegu. Odesílatel tuto poznámku neuvidí.

Šipka směřující vpravo = přeposlat zprávu

 

Ve zprávě můžete text upravovat takto:

Ikonka B – ztučnění písma (Bold)

Ikonka I – kurzíva (Italics)

Ikonka podtržené U – podtrženo (Underline)

Tečky a čárky – vytvořit seznam – body

Číslice a čárky – vytovřit číslovaný seznam

Odstavec – zvetšení odsazení od okraje

Odstavec – zmenšení odsazení od okraje

Řetěz – vložení odkazu na webovou stránku

List s přehnutým okrajem – vložení souboru z počítače = přílohy

Špičaté závorky – vložení vlastního html kódu – můžete upravovat klasickými tagy (Css)

Připravené odpovědi – vloží automaticky odpověd, kterou jste si sami připravili dříve.

 

Vyzkoušet na 14 dní ZDARMA
Kateřina Střelcová

Kateřina Střelcová

Ráda se starám o naše klienty. Baví mě hledat řešení a nacházet stále lepší a efektivnější postupy.

Komentáře

    Přidat komentář

    * Nezapomeňte na povinné pole