Začínáme se SupportBoxem

Jsme nadšeni, že jste se rozhodli prozkoumat SupportBox. Věříme že Vám jako šikovný komunikační nástroj urychlí a usnadní každodenní péči o vaše klienty. Sepsali jsme pro vás přehlednou příručku, díky které na nic podstatného nezapomenete. 

Kdyby vás napadly otázky, na které tu nevidíte odpovědi, neváhejte nám zavolat (778 443 348) nebo napsat přes chat v aplikaci nebo na e-mail ([email protected]). 

Rádi pomůžeme, můžeme si také nasdílet obrazovky a vše nastavit společně.

Obecné informace

Pro začátek bude dobré udělat si jasno v tom, jaké schránky a které kolegy budete v SupportBoxu potřebovat. 

  • Schránky:

Máte schránek více? Zvažte, zda je budete v SupportBoxu používat všechny, nebo zda si přesměrujete více různých schránek do jedné. Na poplatku v SupportBoxu se to nijak neodrazí, počet schránek nezpoplatňujeme. Příklady schránek:

Kteří kolegové budou v SupportBoxu vyřizovat zprávy? Do kterých schránek budou mít přístup? Každému kolegovi můžete udělit přístup jen do některých schránek. Někteří mohou být správcem schránky, jiní jen běžným uživatelem. Kolegy byste měli zvát do aplikace e-mailovou adresou, která opravdu existuje – proto, aby si mohli případně vygenerovat zapomenuté heslo. Příklady uživatelů:

Založení licence

Začněte na adrese https://app.supportbox.cz/registration, zde si založíte vaši vlastní licenci. Jako zakladatele uveďte e-mail, na který pak následně může chodit fakturace a hlavně, osoba s tímto loginem bude mít pod palcem všechny kolegy a správu všech schránek. 

Ve druhém kroku uveďte název schránky, kterou chcete mít v SupportBoxu pro vyřizování e-mailů – například [email protected], vyplňte vaše jméno a telefon. To je důležité i pro nás, abychom Vás mohli zkontaktovat, kdyby se dělo cokoliv důležitého.

Nastavení poštovních účtů

Aby Vám zprávy chodily

Posledním krokem, než se dostanete do samotné aplikace, je návod pro přesměrování vašich zpráv. Zprávy k nám je potřeba přesměrovat z místa, kde je váš e-mail zaregistrován. Často to bývá u domény. V tomto kroku najdete návody pro nejčastější případy. 

Pozn.: Do SupportBoxu se zprávy dostávají přeposíláním na úrovni poštovního serveru – nepoužíváme IMAP ani POP3, protože je u nás mnoho funkcí navíc, které jiné e-mailové klienty neumí – například poznámky, přidělení zprávy a podobně.

Aby se zprávy správně odesílaly

Abychom mohli posílat zprávy pod vaší e-mailovou adresou, potřebujeme na to vaše svolení. To nám můžete udělit dvěma způsoby:

Nyní můžete v levém menu kliknout na ikonku pluska a přidat další schránky. Vždy je potřeba  zkopírovat vygenerovanou adresu a zajistit, aby byly do schránky přesměrovány vaše e-maily. Nezapomeňte vždy i na odesílání – tedy nastavení vašeho SMTP nebo našeho SPF (viz výše). Ke každé schránce můžete rovnou i přidat kolegy, kteří mají mít do dané schránky přístup.

Nastavení kolegů a týmu

Potřebujete-li přidat další kolegy, nebo upravit pravomoce či profily již přidaných kolegů, klikněte vlevo dole na ikonku panáčka – Tým.

Kolegy můžete pozvat přes tlačítko Pozvat kolegu. Vašim kolegům pak přijde zvací e-mail, kde budou mít vše potřebné – odkaz i heslo.

Dále v této části aplikace uvidíte seznam všech kolegů, kteří již v SupportBoxu pozvaní jsou. Klikněte napravo od každého kolegy na oranžové tlačítko Upravit. Napište jeho jméno, příjmení, nahrajte foto a popište pozici – tyto informace se automaticky propíší do podpisu, využijete-li zástupných symbolů v nastavení. 

Pozn.: SupportBox pozná, kdo právě na zprávu odpovídá a pomocí zástupných symbolů propíše do podpisu ty správné údaje.

Nastavení společnosti

Až se vaši kolegové přihlásí prvně do SupportBoxu, budou se určitě rádi cítit jako doma. Klikněte na ikonku panáčka vpravo nahoře (nebo Vaši fotku, pokud už jste nahráli), vyberte záložku Tým, v horním menu klikněte na záložku Všeobecné. Změňte zde název společnosti z vašeho e-mailu na váš název – například Můjeshop.cz a nahrajte vaše logo.

Nastavení schránek:

Vaše aplikace je už teď plně připravena k používání. Pokud ji chcete využívat na maximum, určitě si nastavte schránky, aby se chovaly přesně podle vašich představ:

Klikněte vlevo dole na ikonku ozubeného kolečka a vyberte název schránky, kterou budete upravovat.

U každé schránky nastavte:

  • Všeobecné:
    • podpis – můžete přidat také obrázky (rádi případně pomůžeme). 
    • hodnocení spokojenosti s odpovědí – vaši zákazníci Vám tak mohou dát snadno a rychle zpětnou vazbu, a to i s komentářem.
    • automatická odpověď – někdo jí používá rád, jiný zase ne. Použití a znění je čistě na vás. 
    • antispam – máte-li schránky v češtině, nebo slovenštině, můžete si zapnout chytrý anti-spam
  • Chování schránky – pracovní doba – hodí se pro zpřesnění statistik vašeho týmu, pokud nepracujete nonstop
  • Složky: vlastní složky – hodí se pro třídění zpráv, které potřebujete dávat stranou. Například notifikace o objednávkách, podklady k vyhodnocení soutěže, a podobně.
  • Pravidla – vám pomohou odfiltrovat automaticky zprávy už při jejich příchodu. Na příklad je-li v předmětu slovo Objednávka, přesuň do vlastní složky “Objednávky”, přidej  určitý štítek, nebo přiřaď kolegovi.
  • Předpřipravené zprávy: zde si můžete připravit zprávy, které používáte jako odpověď opakovaně. Velmi vám mohou ušetřit čas i nervy. Předpřipravené zprávy můžete vytvořit také z právě rozepsané odpovědi.
  • Pluginy: velmi pomáhají v orientaci, kdo je člověk, který vám píše, jaké má u vás objednávky, naplánovaná setkání, zda odebírá nějaké newslettery, atd. Nejoblíbenější:
    • univerzální a univerzální eshop plugin – vám dokáže zobrazovat cokoliv, co o daném člověku již víte v nějakém jiném systému, na který nemáme specializovaný hotový plugin.
    • Shoptet plugin – ukáže vám základní info a seznam objednávek tohoto zákazníka. Snadno se prokliknete přímo do jeho karty
    • Smartemailing a Mailchimp – hned uvidíte, zda je tento člověk již v nějakém vašem seznamu. Jedním klikem jej přidáte nebo odeberete z rozesílky
    • Raynet a Anabix – CRM, nebo-li nástroje pro správu zákazníků. Díky pluginu uvidíte adresu, telefon, naplánované akce, záznamy aktivit a obchodní případy.
    • iDoklad, Fakturoid, FAPI – ukáží ihned, jaké doklady a v jakém stavu jsou u daného zákazníka vystaveny. Jedním klikem se dostanete přímo k danému dokladu.
    • Freelo – projektový management – jedním proklikem z e-mailu vytvoříte úkol. Přidejte k němu kolegu a termín a můžete si zajistit, že bude jeho případ správně prozkoumán, naplánován a ukončen. U klienta, který již úkol má, jej na první pohled uvidíte.

Doladění aplikace:

  • Štítky: usnadní vám přehled a urychlí vyhledávání. Pomocí pravidel si můžete urychlit práci. V levém menu klikněte pod seznamem schránek na ikonku plus u “Štítky”. Přidejte si libovolné množství různě barevných štítků – např. doprava, zpětná vazba, pro účetní a podobně.

Závěr

Děkujeme, že jste s námi vše prošli. Máte-li jakékoliv otázky, ozvěte se nám, jsme tu proto, abychom vám pomohli.

Celou příručku si můžete bez problému stáhnout přímo tady.

Novinky na váš e-mail

E-mail *

Komentáře

    Přidat komentář

    * Nezapomeňte na povinné pole