Přístup zaměstnavatele do e-mailů zaměstnance

Všichni víme, že odposlouchávat telefonní hovory (pokud se zrovna neodehrávají přímo vedle nás v tramvaji) je zakázané. Také víme, že si nesmíme číst dopisy, které nejsou určené nám. Počítáme s tím, že stejné je to se soukromými e-mailovými schránkami. Ale jak je to s e-maily ve schránce zaměstnance (adresa typu jmeno@vasefirma.cz) a s případným přístupem zaměstnavatele do ní, v tom už občas trochu tápeme. Pojďme si to vyjasnit.

Obecné informace

Odesílatel zprávy na adresu obsahující jméno konkrétní osoby může oprávněně předpokládat, že taková zpráva bude doručena jen jemu. Adresát takové zprávy zároveň nemůže zabránit tomu, aby mu žádná osobní korespondence na “služební” adresu nepřišla. Listovní tajemství podle Listiny základních práv a svobod proto platí i v těchto případech. Přístup zaměstnavatele ke zprávám může být upraven vnitřními předpisy firmy, ale právo na přiměřenou míru soukromí zaměstnance nesmí být omezeno a tohoto práva se zaměstnanec ani nemůže vzdát. Pokud tedy zaměstnanci na “jeho” adresu přijde osobní zpráva, zaměstnavatel nemá právo se seznámit s jejím obsahem.

Na druhou stranu mohou nastat situace, kdy zaměstnavatel oprávněně potřebuje přístup ke zprávám ve schránce zaměstnance, například pokud je zaměstnanec delší dobu nemocný. Z toho důvodu zaměstnavatel smí namátkově kontrolovat tzv. hlavičky e-mailových zpráv (tj. zejména jméno a adresu odesílatele, předmět, datum a čas). Se zprávami, které podle těchto údajů identifikuje jako pracovní, smí následně dle svých potřeb nakládat, tedy včetně jejich obsahu. Soustavně a systematicky (ať už prostřednictvím auditora, statistické aplikace nebo jinak) může zaměstnavatel sledovat e-mailovou korespondenci zaměstnance jen s jeho vědomím. Nejlepší je tedy ihned při nástupu do zaměstnání nechat zaměstnance podepsat, že toto bere na vědomí, nebo mít takový postup zakotvený ve vnitřních předpisech organizace. V opačném případě by mohlo jít o neoprávněné nakládání s osobními údaji.

SupportBox tip: Výše uvedené si můžete v podrobnější, přesnější (a tím o něco hůře srozumitelné) verzi přečíst na stránkách Úřadu pro ochranu osobních údajů zde. Poměrně pěkně je část této problematiky zpracovaná rovněž v tomto článku.

Co si zapamatovat?

Závěr pro zaměstnance: Osobní korepondenci vám zaměstnavatel číst nemůže, ani když vám přijde na pracovní adresu. Ale budete-li adresu zneužívat k soukromým účelům v míře narušující váš pracovní výkon, může to být důvodem k ukončení pracovního poměru. Soukromou korespondenci si proto vyřizujte raději ze soukromé e-mailové adresy a mimo pracovní dobu.

Závěr pro zaměstnavatele: Pracovní e-maily si můžete vytáhnout i z e-mailové schránky zaměstnance, jde ale o citlivou záležitost. Vhodnější je nastavit firemní komunikaci přes pracovní adresy, např. ve formě obecně znějící e-mailové adresy, např. ucetni@vasefirma.cz, reklamace@vasefirma.cz apod.

Jedno z vhodných řešení představuje i náš SupportBox – umožní vám k takto obecné e-mailové schránce přiřadit více kolegů, takže když je jeden nemocný, o zprávy od zákazníků je postaráno. Pokud náhodou zaměstnanec odejde, tak mu pouze zamezíte přístup a nijak to neohrozí chod firmy a spokojenost zákazníků.

Podívejte se na další výhody využívání šikovného nástroje pro e-mailovou podporu zákazníků.