Jaké vybavení potřebuje kolega na zákaznické péči?

Čím dál tím častěji funguje zákaznická podpora ve firmě mimo jiné i jako marketingový nástroj. Je tedy zřejmé, že se pomalu ale jistě dostává tolik důležitá customer care do popředí zájmu firem a jsou na ni kladeny vyšší nároky. Navíc den ode dne narůstají také nároky zákazníků.

Abychom dokázali našim klientům poskytnout tu nejlepší zákaznickou zkušenost a skvělý servis, je potřeba na to být náležitě připraven. Vhodné vybavení vám totiž může být skvělým pomocníkem. Dokáže vám ušetřit čas i nervy. 

Pracovní prostředí

Vhodné pracovní prostředí je klíčové, ať už bude vaše pracovní náplň jakákoliv.

Pokud máte tu možnost, vyberte si k vykonávání vaší práce místo, kde se bude cítit komfortně a pohodlně. Je na vás, zda si vyberete pracovní prostor u okna, uprostřed místnosti, nebo naopak v jejím rohu. Důležité je, abyste se na tomto místě cítili dobře. Uvědomte si, že na tomto místě budete pravidelně trávit hodně času. 

Zvolením správného pracovního místa předejdete zbytečným frustracím a negativním pocitům, které nejsou žádoucí. 

Jestliže kancelář sdílíte s kolegy, nalaďte se na stejnou vlnu. Přátelské prostředí na pracovišti udělá úplné zázraky. Zároveň je důležité jeden druhého respektovat, dopřát si prostor a klid pro hlubší práci, kdy je potřeba se plně soustředit. 

Židle a stůl 

Nedílnou součástí vybavení každého pracovního místa zákaznické podpory je nepochybně pracovní stůl a kancelářská židle. 

Nabídka kancelářského nábytku je velmi široká. Vybírat můžete z různých rozměrů, barev či materiálů. Dopřejte si dostatek prostoru a myslete na to i při výběru. Nikdo nechce 8 hodin denně sedět ve stísněném prostoru.

Pamatujte i na úložné prostory, kam můžete odložit šanony a podobně. Přehledně uspořádané dokumenty na vás určitě budou působit lépe než neuspořádaná změť papírů na vašem stole.

Skvělou alternativou jsou i výškově nastavitelné stoly. Sami si můžete zvolit, zda budete u práce sedět nebo stát.

Velkým oříškem může být výběr vhodné kancelářské židle, proto volte moudře a nebojte se trochu investovat. Vaše zdraví to ocení. Ideálně si židli ještě před koupí vyzkoušejte.

A dodržujte na zásady správného sezení.

• Vzdálenost monitoru od očí zhruba 45 až 70 cm 
• Pohled na monitor 20 až 50 stupňů pod úrovní očí 
• Úhel v lokti a kolenou přibližně 90 až 110 stupňů
• Opřené předloktí 
• Opřená záda po celé délce 

PC nebo notebook 

Pro vykonávání zákaznické podpory nepotřebujete zrovna ten nejvýkonnější, nejnovější a nejlepší notebook, nebo počítač. Nicméně, výkonnější zařízení, vám poskytne větší komfort při práci a ušetří spoustu času a nervů. 

Je důležité, aby notebook zvládal váš interní systém a běžné kancelářské programy jako Word, Excel, Photoshop a další. 

Před tím, než se pustíte do práce, si vše nastavte k vaší spokojenosti, ať vás už nic nerozptyluje.

• Nastavte si tapetu, velikost písma, přizpůsobte si barevné schéma…
• Přidejte si do záložek všechny stránky, se kterými často pracujete.
• Zkontrolujte si, zda máte aktuální verzi prohlížeče.
• Zprovozněte všechny nástroje a aplikace, které budete potřebovat.
• Nainstalujte si antivirus.
• Nechte doběhnout všechny aktualizace a podobně…

Telefon 

Telefon je pravá ruka každého podporisty. Je jedno, jestli se bude jednat o mobilní telefon, nebo pevnou linku. Důležité je, aby dokázal přijmou hovor a vytočit hovor odchozí. Ve výbavě vám prostě nesmí chybět.

Dalším krokem pak může být propojení telefonu s externími aplikacemi, které vám pomohou řešit telefonické požadavky rychle, přesně a efektivně. Tyto aplikace například umí identifikovat volajícího, různé integrace s aplikacemi třetích stran, pravidla, klapky a podobně.

Headset

Jestliže je vám příjemnější mít při vyřizování požadavků klientů volné ruce, určitě zvažte koupi headsetu. Zpracování požadavku bude rychlejší a pro vás pravděpodobně i pohodlnější.

Vybírejte kvalitní headset s citlivým mikrofonem, aby zákazníci dobře slyšeli vás a vy je. Nabídka je opravdu široká. Od obyčejných headsetů, přes kvalitnější až po ty opravdu profesionální produkty.

Než se do používání headsetu pustíte naplno, vyzkoušejte si jeden či dva telefonáty třeba s kolegy a přesvědčte se, že je vše v pořádku. Předejdete tak zbytečným trapasům a nepříjemnostem.

Knowledge base – znalostní báze

Knowledge base (neboli znalostní bázi), by měla mít zpracovanou každá firma, nehledě na obor, kterým se zabývá. Jednak budete mít vy sami perfektně zdokumentovanou aplikaci/službu/produkt a navíc pokud znalostní bázi zpřístupníte i vašim klientům, dokáží si díky návodům a podrobně zpracovaným postupům často pomoci sami.

Navíc se na znalostní bázi může odkázat i zákaznická podpora. Nemusí vždy složitě sepisovat postupy do e-mailu nebo chatu. Jednoduše pošle odkaz a je hotovo.

Ideální nástroj

Vy nebo vaši kolegové na zákaznické péči budete potřebovat také vhodný nástroj či aplikaci pro správu veškerých požadavků.

Nástroje, které budete na zákaznické podpoře využívat, by měly být jednoduché, aby se s nimi každý snadno naučil. Zároveň by měly umět některé kroky automatizovat a zefektivnit, aby vám práci usnadnily. Při výběru nezapomínejte ani na přehlednost.

SupportBox tip: Přečtěte si náš článek Co je helpdesk? A jak ho zavést do firmy? třeba vám ulehčí při výběru vhodného nástroje.

Dobrou náladu 

Ano, může se to zdát jako úplné klišé, ale je to tak. Dobrá nálada by neměla chybět ve výbavě žádného podporisty. 

S pozitivním přístupem jde všechno lépe. Snadněji se vypořádáme se stresem, nespokojenými zákazníky a s dalšími překážkami, které nás mohou na zákaznické podpoře potkat. 

Navíc, dobrá nálada, je prý nakažlivá. Tak proč ji nezkusit šířit dál?

Kancelářské potřeby 

Sice žijeme v době elektronické a vše se řeší především elektronicky, ale základní kancelářské potřeby byste určitě měli mít po ruce.

Jaké kancelářské potřeby se vám mohou hodit?

• psací potřeby 
• zvýrazňovač 
• papírový blok, papír, obálky 
• barevný samolepící bloček 
• pravítko, nůžky 
• sešívačka včetně sponek 
• fólie na dokumenty
• desky, šanony , pořadače
• korekční pásku 
• razítko 

Něco pro radost 

Na závěr nezapomeňte přidat k základní výbavě něco, co vám dělá radost a co vám vaše pracovní prostředí zútulní. 

Fantazii se meze nekladou. 

• oblíbený hrneček na čaj nebo kávu
• veselé teplé ponožky
• kalendář s oblíbenou tématikou
• inspirativní nástěnka
• květiny
• vonná svíčka
• oblíbená fotografie nebo motivační obrázek. 

Napadlo vás nějaké další vybavení, které by nemělo chybět žádnému podporistovi? Dejte nám vědět, rádi se necháme inspirovat i vašimi tipy.