Výhody týmové práce v SupportBoxu

Téměř v každé firmě je potřeba spolupracovat. Ať už s kolegy nebo napříč odděleními. Nezáleží, jak je váš tým veliký. Může to být tým o stovce zaměstnanců nebo klidně třemi či deseti. Nic to nemění na faktu, že spolupráce na pracovišti je potřebná. 

Týmová práce bývá efektivnější a produktivnější než práce jedince. A jako příjemný bonus se práce či zadané úkoly mohou jevit jako větší zábava. 🙂 

SupportBox je pro týmovou spolupráci skvělým pomocníkem. Komunikace bude přehlednější jak pro vás tak pro klienty. 

Každý uživatel má svůj vlastní účet

Všichni uživatelé mají v SupportBoxu svůj vlastní účet, do kterého se přihlásí pomocí osobní e-mailové adresy. 

Po přihlášení do SupportBoxu ihned uvidíte, kolik ticketů máte k řešení – Tickety pro mě a kolik ticketů čeká na přidělení a vyřešení – Nepřidělené tickety. 

V konkrétní schránce uvidíte všechny vaše tickety ve složce Moje. Zachováte si tak skvělý přehled o tom, co musíte vyřešit.

Vlastní podpis se jménem 

Na rozdíl od sdílené schránky v klasickém e-mailovém klientovi má v SupportBoxu každý uživatel svůj vlastní podpis se jménem.

Tím odpadávají obecné e-maily s neurčitými podpisy jako je například „Tým zákaznické podpory“. Díky vlastnímu podpisu je komunikace osobnější, protože klient přesně ví, s kým komunikuje. 

Pokud budou zaměstnanci komunikovat přímo pod svým jménem, je určitě větší pravděpodobnost, že si dají s odpovědí pro klienta větší práci. 

V případě, že máte aktivované Hodnocení kvality odpovědi, můžete ve statistikách sledovat, jak si jednotliví operátoři vedou. 

Větší přehled budete mít také o tom, kdo co řešil, či řeší. Jestliže se vyskytnou nějaké potíže nebo naopak chcete někoho pochválit, budete přesně vědět, na koho se obrátit. 

SupportBox tip: Zlepšete vaší zákaznickou péči a začněte poskytovat vaším klientům perfektní servis. Rádi vám s tím pomůžeme například na našem školení či prostřednictvím online kurzu. Príma pomocník bude i kniha Jak na skvělou zákaznickou péči.

Přehlednost – vše na jednom místě 

V SupportBoxu máte možnost si napojit více komunikačních kanálů – e-maily, live chaty, telefony. 

Díky tomu máte vše na jednom místě a nemusíte zbytečně obsluhovat mnoho aplikací. Žádné dotazy se vám nikam nezatoulají.

Na žádný podnět se nikdy nezapomene odpovědět. Dokud totiž nezměníte jeho stav na Vyřešený, budete jej mít stále na očích. Pokud si to nenastavíte jinak, změní se vám stav ticketu na Vyřešený ihned po odeslání odpovědi.  

Pokud budete potřebovat, můžete si u ticketu nastavit také stav Čekající – to se hodí v případě, když si například ujasňujete podrobnosti s dodavatelem. 

Pro ještě větší přehlednost si můžete vytvářet nové složky nebo štítky. Barevné štítky pomohou k lepšímu a rychlejšímu zorientování i vašim kolegů. Můžete si tak štítkovat tickety podle dopravce, kterého klient zvolil. 

Pravidla

V konkrétních schránkách si můžete s kolegy nastavit pravidla. Ta vám například mohou pomoci roztřídit nové příchozí e-maily.  

Automaticky tak mohou například všechny e-maily, kde předmět obsahuje “faktura” padat rovnou do složky kolegyni na účtárně. Tickety, kde je odesílatel servis@ se mohou rovnou přiřadit kolegovi z reklamačního. 

Zbytek příchozích zpráv si už s kolegy rozeberete podle aktuální situace. 

Rozdělení práce 

Výhody týmové práce spočívají také v tom, že si úkoly poctivě rozdělíte mezi sebe podle znalostí a kompetencí. 

Pokud se k vám dostane zpráva, která není určena vám a je mimo vaše znalosti, jednoduše zprávu oddelegujte na kolegu bez nutnosti přeposlání ticketu. 

Danou zprávu označíte či otevřete a přiřadíte ji konkrétnímu kolegovi. Přiřazením zprávy vám nevznikne žádné šílené FWD apod. 

Díky jednoduchému systému delegování na spolupracovníky si ušetříte spoustu času. Zprávy si zachovají svoji přehlednost a nikde se vám nezatoulají. 

Pokud potřebujete zprávu upřesnit nebo přidat jakýkoliv jiný interní vzkaz, přijdete ke zprávě interní poznámku. Ta se nikdy nedostane ke klientovi. Uvidíte ji pouze vy – uživatelé SupportBoxu. 

Práce v týmu je větší zábava 

Jak jsme již zmínili na začátku článku – Práce v týmu je prostě větší zábava. K tomu snad není nutno ani více dodávat. 🙂 

Navzájem se můžete motivovat k lepším výsledkům. Jeden od druhého se toho můžete hodně naučit. Společnými silami toho zvládnete určitě více a také máte možnost konzultace dané problematiky. Co člověk, to názor a někdy se může více názorů hodit. 

Díky společným schránkám můžete nahlédnout i do vyřešených zpráv a nechat se inspirovat reakcí kolegů pro vytvoření vaší odpovědi. 

Společně si také můžete sestavit předpřipravené odpovědi. 

Statistiky 

V SupportBoxu máte k dispozici přehledné statistiky. 

Uvidíte, kdo z vašeho týmu je nejvíce aktivní. Kdo vyřeší kolik ticketů či chatů. Vidíte i rychlost odpovědi a spousty dalších zajímavých čísel. 

V reportech si také můžete zobrazit tickety, které trvalo vyřešit příliš dlouho. To vám pomůže odhalit případné potíže. 

Máte větší jistotu 

Běžný e-mailový klient vám nedokáže uhlídat duplicity v odpovědích, pokud dotazy ve schránce řeší více operátorů. Občas se tak stane, že klient obdrží dvě odpovědi. 

SupportBox možným kolizím zamezí a je skvěle připraven pro týmovou práci. U ticketu totiž ihned uvidíte, kdo si daný ticket čte nebo dokonce již odpovídá. Díky funkci fotografií/avatarů u ticketů tyto informace vidíte už v seznamu zpráv. 

I pokud stejný e-mail přijde do více schránek, je SupportBox schopen tuto duplicitu pohlídat. Také je možné si aktivovat plugin Další zprávy od zákazníka.

Přímo u ticketu uvidíte jaké jiné zprávy vám od klienta přišly. V tomto přehledu uvidíte všechny zprávy nehledě na to, kdo tickety vyřešil, zda přímo vy nebo kolega. 

U e-mailu také vždy uvidíte i předchozí zprávu, klienta se nebudete zbytečně ptát na něco, co už bylo řečeno. 

Obecně je napojení pluginů velkou výhodou a to nejen pro práci v týmu. Napojit můžete skutečně nejrůznější pluginy přesně dle vašich potřeb a vámi používaných aplikací. Od napojení Shoptet, přes Freelo až po Raynet či FAPI. 

SupportBox tip: Zaujala vás možnost propojení SupportBoxu a aplikací třetích stran?
Podívejte se na všechny naše dostupné integrace.

Pluginy vám umožní mít větší přehled o zákazníkovi. Uvidíte vše, co se s daným zákazníkem řešilo v minulosti. Proto na požadavek klienta můžete reagovat rychleji a přesněji. Nebudete muset nikde zbytečně hledat nebo se ptát kolegy. Vše budete mít na jednom místě. 

Snadné předání práce

Pokud pracujete v týmu a kolega onemocní nebo čerpá dovolenou, je potřeba pohlídat a nejlépe i rovnou vyřešit jeho příchozí poštu. 

Řekněme si upřímně, že je to taková noční můra a nikomu se nám do toho vlastně nechce. Většinou se vyřeší jen to urgentní a zbytek čeká na dotyčného ještě po jeho návratu. 

I v případě nepřítomnosti kolegy vám pomohou pravidla, která budou zprávy přesouvat do jiné složky/schránky, kde si je postupně s ostatní spolupracovníky rozeberete. 

Když takto každý vyřeší jeden dva e-maily, ani to nezaznamenáte, a na kolegu bude čekat příjemně prázdná schránka. 

Velmi jednoduše můžete také předat požadavek, který řešíte telefonicky či na chatu. A to tak, že vytvoříte nový požadavek. Vše vyplníte například s klientem po telefonu a následně nový vytvořený ticket předáte správnému kolegovi k dořešení. 

Pokud vás napadnou další výhody týmové práce v SupportBoxu, napište nám je. Rádi je do článku doplníme! 🙂